10 tipp a hatékony időgazdálkodáshoz

Az idő relatív, olykor sok van belőle, ha számunkra kellemetlen feladat elvégzésével bajlódunk, máskor viszont éppen hogy kevés, ha még sehol sem állunk egy sürgős munkával, és szorít bennünket a határidő. Ugyanakkor objektív mérce szerint egy nap 24 órából, 1440 percből, 86400 másodpercből áll, és így tovább, ennyivel rendelkezik mindenki a mindennapi életvitele során. Senkinek sincs belőle se több, se kevesebb, mégis a szubjektív észlelésünk lehet más: van, hogy lassan múlnak a percek egy unalmas meeting során és van, hogy gyorsan peregnek, amikor számunkra élvezetes tevékenységekkel töltjük az időnket.

Egy korábbi blogbejegyzésünkben, a halogatás kapcsán érintettük az időgazdálkodás fontosságát, most ezt fogjuk egy kicsit kibontani, tippeket, javaslatokat tenni a hatékonyabb munka- és feladatvégzésre.

• Rendelkezzünk naptárral: a mai virtuális világban, ez nem kell, hogy papír alapú legyen, rengeteg naptár applikáció elérhető, amelyet letölthetünk okostelefonjainkra. A lényeg, hogy írjuk bele teendőinket, határozzunk meg határidőket a feladat elvégzésére. Az egyes teendőket, például a fontosabbakat/sürgősebbeket kiemelhetjük, átszínezhetjük. Akár napi és heti időbeosztást is összeállíthatunk önmagunk (akár családunk, munkacsoportunk) számára. A hasonló feladatokat érdemes tömbösíteni, ezáltal csökkentjük a megszakítások, elkalandozások kockázatát.
• Az első feladat a legfontosabb: délelőtt vagyunk a teljesítőképességünk csúcsán, így érdemes az első feladatot, a legsürgősebb és legfontosabb teendőt a napunk elejére ütemezni. Ha ez egy komplexebb munka, akkor akár részekre is bonthatjuk és a legbonyolultabb, a legtöbb szellemi aktivitást igénylő feladatot vegyük előre és csak ezután haladjunk tovább a többi munkafeladat-részre. A munkanap pedig ideális esetben addig tart, amikor már elfáradtunk és agyunk nem tud több információt feldolgozni, ilyenkor ha még maradt elvégzendő feladat, akkor gondoljuk át, hogy hogyan lehet átütemezni őket a hét hátralévő részére.

• Pihenés programozottan: fontos arról is gondoskodnunk, hogy legyenek olyan idősávok, amikor pihenünk, tudatosan megszakítjuk munkavégzésünket. Az agyunk nagyjából 90 percig képes feladatokra összpontosítani (ebben is lehetnek egyéni különbségek), ám a hatékony munkavégzéshez érdemes belekalkulálni időnként pihenő időt is, amelyet akár visszaszámlálóval is mérhetünk. Mindezt segítheti, hogy megfigyeljük önmagunkat, hogy a nap melyik részében tudunk hatékonyabban, aktívan a feladatainkra koncentrálni. Érdemes a nehezebb feladatokat ebbe az idősávba vagy - mint már írtuk - délelőttre csoportosítani, míg a könnyebbeket máshova. Az is sokat segíthet, ha vannak olyan késő délutánok, esték, amiket fixen a családunkkal, barátainkkal töltünk kizárva a munka világát.
  
• A tökéletesség nem létezik: mindig lehet még jobban és még szebben elvégezni egy-egy feladatot, mindig van mit csiszolni egy-egy kivitelezésen. Mindez a halogatás malmára hajthatja a vizet, amikor úgy érezzük nem tudjuk kiadni kezünkből az elvégzett munkát, mert még nem tökéletes. Soha sem lesz az. Ez egy olyan csapda, amelybe magunkat kergetjük bele. E helyett inkább kérjünk visszajelzést a végeredménnyel kapcsolatban, tegyük hozzá, hogy bármin módosítunk, amennyiben nem megfelelő az elvégzett munka bármilyen szempontból.
• Önmagunk megfigyelése: milyen tölteléktevékenységekkel élünk egy-egy feladat végrehajtásának hátráltatásáért? Milyen tevékenységeket lenne érdemes kiiktatni a mindennapjainkból? Ha nem szeretnéd az összeset kitörölni az életedből, akkor mikorra ütemezhetnéd be magadnak pihenés gyanánt?
• To-do-list: azaz tevékenységlista. Priorizálva megjeleníthetjük fontosság és sürgősség mentén az egyes teendőinket. Ez segíthet abban, hogy lássuk melyek azok a feladatok amelyeket mindenképpen még aznap el kell végeznünk, és mik azok, amelyek akár delegálhatóak, vagy kevésbé fontosak, és akár időszűke miatt elhagyhatóak egy időre. Ha az egyes feladatok mellett megjelöljük a becsült időszükségletet is, akkor felállítható egy ütemterv, amely meghatározhatja a napi és heti időbeosztásunkat. Ide tartozik a holtidő kihasználása, amikor olyan tevékenységeket tudunk végezni - a mobilinternetnek hála -, amelyekhez egyébként a helyhez kötött feladatoktól vonnák el az időt, így várakozás, ingázás közben olvashatunk, e-mailekre reagálhatunk, stb. ezáltal is növelve a hatékonyságunkat. Ebben segítő mobiltelefon, vagy számítógépes applikációk: Trello, Asana, Toggl.

• A motiváció megalapozása: hajtóerő nélkül már a kezdet is nehéz lehet előttünk tornyosuló teendőink esetén. Fontos, hogy valamilyen értelemmel ruházzuk fel, hogy rövid távú céljaink lebegjenek a szemünk előtt, fejben tartva távolabbi célkitűzéseinket is. Például ha egy nehezebb projekt már a végéhez közeledik és a záró beszámolók elkészítése van már csak hátra, akkor könnyebb átlendülnünk a holtpontokon, ha arra koncentrálunk, hogy ezután elutazunk néhány napra és nem kell ezzel a feladattal többet foglalkoznunk, vagy ha távolabb tekintünk, akkor ez egy lépcsőfok későbbi magasabb pozícióbeli kinevezésünkhöz, vagy a főnökünk elismeréséhez, esetleg a nagyobb év végi jutalomhoz.
• Két perces szabály: David Allen időmenedzsment szakértő szerint, ha valamit meg lehet csinálni két perc alatt, akkor azt érdemes azonnal elvégezni, így később sok frusztrációtól szabadulhatunk meg, amelyeket a kis feladatok halogatása okozhat nekünk.
• Blokkosítsuk az üzenetkezeléseket: legyenek e-mailezős, chatelős idősávok a napjainkban, amikor a beérkezett üzenetekre reagálunk. Ha mindig akkor tennénk ezt, amikor érkezik valamilyen inger a külvilágból, akkor a figyelmünk szétforgácsolódna, ilyenkor nehezebben térünk vissza az előző feladathoz, elveszítjük a fonalat, ami nem csoda, mert egy teljesem más témában kellett nyilatkoznunk, más problémát kellett kezelnünk, és ez az átállás az agyunkat jelentősen megdolgoztatja, megnövelve ezáltal az adott teendőre fordított idő mennyiségét. Érdemes lehet a technika világát is segítségül hívni, és akár az értesítéseket kikapcsolni okostelefonjainkon, így nem fogják magukra vonni figyelmünket.
• A mozgás és alvás mindenekfelett: talán mondanunk sem kell, ha testünk nem kipihent, agyunk is kevésbé tud koncentrálni. A mozgás jótékony hatásáról már sokat tudunk: energetizál bennünket, fókuszáltak vagyunk és oldja a feszültségeinket.

+ 1: Tanuljunk meg nemet mondani: ha úgy érezzük, hogy az időnket és az energiánkat pocsékoljuk, időnként érdemes átgondolnunk, hogy a vállalt feladat valóban belefér-e a naptárunkba. Ha nem, és mégis úgy érezzük, hogy ezt kellemetlen lenne vállalnunk, akkor kérhetünk időt az átgondolásra ("Megnézem a naptáramat, hogy tudom-e vállalni a ... minőségi elvégzését."), így ha mégsem tudjuk vállalni, akkor már könnyebben visszaléphetünk, vagy ajánlatunk valamilyen kompromisszumos megoldást, pl. valakivel közösen elvégezni az adott munkát.

Talán ebből is látszódik, hogy több út is vezet a hatékonyabb - és ez által az eredményesebb munkavégzéshez. Egyedül rajtunk múlik, hogy melyik úton indulunk el. Egy biztos, hogy érdemes kitartani, mert bármelyik technikáról is legyen szó, csak hosszú távon fejti ki hatását, időbe telik, míg szokásunkká válik és a mindennapjaink része lesz az időnk, mint korlátozott erőforrásunk megfelelő menedzselése.

Képek forrása: www.maxpixel.net